2009.12.05

重たすぎるExcelと戦う7つの戦略

夕べ、一晩中、重たすぎるExcelファイルと戦った♪

激しい戦いだった。業者から受け取ったファイルなのだが、ようやくデータを投入できたと思ったら保存前に固まったり。固まった!というような疲れ、ありますよね、と柳葉さんっぽく言ってみたり。そんなこんなで工夫を繰り返しながら、なんとか作業を終えたので、工夫のしどころをメモしておく。ちなみにうちは未だにOffice2003。

1.保存する際の「最近使ったファイル」ボタンは自爆スイッチ

ファイルサーバで仕事してると、本当に頻繁に固まる。あれ、本当に意味分からない。

2.コピペは「値」だけにする

コピペが重い理由の一つが、数式や書式などをペースト先でも展開しようとすることなのだが、値だけコピーすると必要以上な処理をさせずに済む。集計用に原本と別ファイルを作って加工しているなら、割り切って全体をコピーして値だけペーストすると、数式を一気に捨てることができて、かなり軽くなる。

3.作業メモはExcel以外のアプリで

作業内容をメモすると、仮にExcelが固まった場合でも、やり直しやすい。ただ、その作業メモをExcelに書くと、当たり前だがExcelのデータと一緒に失うので、メモ帳とかを使った方がいいだろう。

4.1時間ごとにファイル名を変えて保存

これは言うまでもないかな。

5.Ctrl+矢印キーでセル移動する

頻繁に確認する行が幾つかしかないのなら、閲覧専用の列を作り、見たい箇所には数字など、見る必要のない場合は空白にしておくと、Ctrlキー+矢印キーで読み飛ばせる。目的の場所に辿り着くまで、何度も画面描画するのに時間がかかるのがイライラするという人にオススメ。

6.検索で移動する

上と同じく、画面スクロールは画面描画に時間がかかり鬱陶しいので、目的地に書かれている文字列がわかっていれば、検索で一気に移動する方が絶対早い。

7.複雑な処理は、抜き取って行う

わざわざ数千行のリストを扱うのではなく、数十行だけ抜き取って集計方針を固めたらいいんじゃないかと。

--

そいじゃ。

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2009.02.07

お決まりのキーワードを連続的に置換するExcelマクロ

Excelで、お決まりの置換を何度もするということがある。不要な文字の除去や省略表記などである。ついこないだも、製品リストが長くて見にくかったので(TM)とか(R)といった表記を除去するなんてことをした。

Ctrl+Hで置換ウィンドウを開くのももいいが、置換はマクロから呼び出すこともできるので、変換用テーブルに検索語と置換語を並べておき、連続置換できると便利である。というか、いつも必要になるたびに一から作ってたので、再利用のために貼っておくことにした。

http://gist.github.com/59435

ココログにembedできないのが残念

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2009.01.01

【2009年版】パソコン操作を華麗にスピードアップ(100tips)

「仏の顔も三度まで」って、こういうときに使うのかな。今年で3度目ですが、気にせず書いてみます。

uessay: 【2008年版】パソコン操作を華麗にスピードアップ(100tips)
はてなユーザーの評価  livedoorユーザーの評価  Buzzurlにブックマーク 
uessay: パソコン作業を華麗にスピードアップ(100tips)
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はじめに

  • (このセクションは読み飛ばしてかまわないよ)
  • ショートカット中心の操作になると、OSがXPからVistaになったり、Officeのバージョンが変わっても操作に迷いがなくなると思う
  • ノートPCのキーボードが打ちにくいと言うけど、実は打鍵感の差ではなくマウスとキーボードを往復するたびにホームポジションにできていないだけ。マウス操作を減らせたら、このイライラも減ると思う。
  • 他人のパソコンは、どこにアイコンがあるのかわかりにくいけど、「ファイル名を指定して実行」なら同じストロークで目的のソフトを呼び出すこともできる
  • まあ、とことん自分向けにカスタマイズした1台しか使ってない人よりかは、多くの環境を使わなきゃいけない人の方が効果あるという話です。

入力と表示はスピードアップの要

  • IMEをONにしたまま「ミcろそft」と入力してしまってもF10で「Microsoft」と変換される。(去年より少し学習した。。。)
  • 同じようにカタカナへの変換はF7で。申込書などフリガナ入力が便利に。
  • Tabで入力欄を移動。Shift+Tabで逆方向に移動。これでマウスを使う回数が減る
  • BackspaceとDeleteの使い分けも、矢印キーとかマウスを使う回数が少し減る
  • 多くのソフトで(IEとかExcelとかPowerPointとか)はCtrlキーを押しながらマウスのホイールで表示倍率を変えられる。
  • 操作方法は統一されていないけど、全画面表示も作業のスピードアップにつながると思う。
  • メモ帳に一旦ペーストしたものを、再びコピーしてWordとかに貼付けると書式とか余計なものがペーストされず快適
  • Escを押すつもりが、間違えてF1を押してヘルプが立ち上がるのがイライラするので、押し間違えないようにF1キーに付箋を貼ったら効果あった!

エクスプローラもショートカットの宝庫

  • Win+Eでエクスプローラを起動する
  • フォルダを開いた状態で1と入力すると1で始まるフォルダ/ファイルが選択される。よく使うフォルダ/ファイルの先頭は英数字にしておこう(先頭が0だと意味が無いが)
  • デスクトップはWin+Dで一発で呼び出せる。作りかけのファイルはデスクトップに保存してToDoリスト的に使おう。
  • スタートメニューの設定でマイドキュメントを「メニューとして表示」にしておくと展開表示してくれるのでランチャー的に使おう
  • ついでにマイドキュメントを「C:¥Document and ...」ではなく「¥¥192.168...」とサーバに割り当てるとサーバ資源をスタートメニューから呼び出せて便利。ただしMy Videoなどのゴミがサーバにもできてしまうが。
  • Alt+F4でウィンドウを閉じる
  • ウィンドウ単位で最小化したい場合はAlt+Spaceでタイトルバーのメニューを開き、N(最小化)で。テンポよくできるようになるとウィンドウの整理が楽になる。

Excelは「目的のセルに移動する」をスピードアップ

  • Ctrl+矢印(上下)で先頭行から末尾行へ一気にジャンプ
  • Ctrl+PageUp/PageDownで別のシートへジャンプ
  • セルを選択してF2で編集する。ここまでの3つでマウス操作が劇的に減る
  • 複数のセルを選択した状態で値を入力しCtrl+Enter。複数のセルの値を一気に入力できる
  • 検索で「すべてを検索」ボタンは意外に便利。でも、改善の余地もあると思う。
  • Shift+F2でコメントを入力。適当な値を入れてる時は「あとで直す」とか書いておく。
  • Ctrl+1で書式変更
  • そもそも書式は「形式を指定して貼り付け」で複製した方が楽
  • セルに長い文が入っているようなシートを見る時は、Scroll Lockを押すと画面スクロールが見やすくなる(説明が難しいので、やってみてほしい)
  • 横スクロールできるマウスも便利
  • 再掲になるが、個人的にはCtrlを押しながらマウスホイールで表示倍率が変わるのが好きだ

PowerPointは「使い回し」がスピードアップの秘訣

  • Ctrl+Dで複製。新たに図形描画やテキストボックを作るより早い。
  • Ctrl+Mで新しいページを作成
  • でも、新しいページを作るより、作ってあるページをコピペした方が早い
  • PowerPointでは表なんか作らない。Excelで作ったものを貼った方が色々な面で楽。
  • 複数のオブジェクトを選択してAlt+R、A、L(Left)で左端で揃える。これで「出来上がるのは速いが見栄えが悪い(並びがズレてる)」という資料から脱却できる
  • テキストボックスは上下左右の余白を0にしておくと余計なものを選択してしまうことが減る。余白0をオブジェクトの既定値にしてしまおう
  • 数人で分担して資料を作る時は、書式が揃ったベース資料を決める。後で誰かがフォント調整なんて原始時代。
  • 自分専用クリップアート集を作っておく。個人的には会社ロゴとか情報保護レベルとか著作権表記は重宝している。
  • Shift+F5で開いてるページからプレゼンを開始
  • スライドショーではページ番号+Enterで移動

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僕自身は高価なキーボードには興味ないけど、HHKもいつのまにか5000円を切ってた。正月に道具を変えるというのは、気分的にもいいことじゃないかな。

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Excelで横スクロールできるマウスが便利と書いたが、どうせ買うなら本格的なのがいい。Microsoftのマウスは最新の7000が手首にやさしいと評判だけど、充電するときに台に乗せにくいという声も聞くので、トータル的に評判のよい6000をオススメ。

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では、続き

「ファイル名を指定して実行」の細かすぎて伝わらないテクニック

  • Win+Rで「ファイル名を指定して実行」を呼び出せる
  • notepadでメモ帳を開く。ちょこっとしたメモとか、Wordにペーストする前の書式除去に便利
  • calcで計算機を起動する。
  • excelと入力すると、Excelが別MDIで起動する。Excelで9個以上のファイルを開くと選択が面倒なときがあるが、これをグルーピングっぽくできる。
  • winwordでWordを呼ぶ
  • powerpntでPowerPointを呼ぶ
  • http://〜とURLを入力するとブラウザが起動する
  • controlでコンパネを呼ぶ。control admintoolsで管理ツール
  • services.mscでサービスを呼ぶ。msconfigを呼び出してツール一覧を見ると、ほかの管理ツールの呼び出し方がわかる
  • ipconfigなど、そのまま打つと表示が流れてしまうコマンドは「cmd /k ipconfig」と打つ。コマンドプロンプトを起動してから入力するより速い気がする。
  • 本当に良く使うアプリはパスを切り、コマンドラインから呼び出せるようにしておく

普段の仕事で使えるコマンドプロンプト

  • コマンドプロンプトは「ファイル名を指定して実行」でcmdと入力して呼び出す
  • F7でコマンド履歴を呼び出す。
  • コマンドプロンプトからもnotepad.exe(メモ帳)は呼び出せる。もちろん、適当なファイルをnotepad test.txtと呼び出して開くことも可能
  • パイプ出力をipconfig | clipでクリップボードに流し込む。
  • パイプ出力。notepad.exeは無理だがterapadであれば、ipconfig | terapadと指定してipconfigの出力結果をterapadに流し込める。
  • コマンドプロンプトからメールを呼び出せるsmailはアドホックな監視に便利
  • しょっちゅう入力するコマンドはバッチファイルにまとめる

3月に、こんなエントリを書いてましたので、こちらからも3つ紹介
uessay: 普段の仕事でコマンドプロンプトを使う はてなユーザーの評価  livedoorユーザーの評価

  • ¥¥192.168...なディレクトリもドライブ割り当てすればcmdからアクセス可能になる
  • cmd.exeのショートカットを作り、作業フォルダを空欄にすると、ショートカットの位置がカレントディレクトリになり、cdでディレクトリ移動する手間が減る
  • dir /s /bで最新のディレクトリ情報を出力する。treeよりも、こっちの方が再利用しやすいかな

Becky!でメールをパパッと処理

ブログでしょっちゅう書いてるので、まとめてみた。

uessay: Becky!で大事なメールを見逃さない設定(100tips漏れ) はてなユーザーの評価  livedoorユーザーの評価  Buzzurlにブックマーク

  • 本文に自分の名前が含まれているメールに自動振り分けで「フラグ」を付ける
  • クエリーフォルダで「フラグ」が付いているメールのみ表示するフォルダを作成する。これで自分宛に届いたメールだけの一覧表示ができるので、忙しくてメールに目を通せない時に便利

uessay: 急な転勤で慌てないためのメール(Becky!)環境構築 はてなユーザーの評価  livedoorユーザーの評価

  • 添付ファイル便利ツールというプラグインで添付ファイルを管理(つまり無駄なのを削除)する Buzzurlにブックマーク
  • あとで検索しやすいようにタイトルを書き換えちゃう

あと、過去の100tipsに書いていたことから3つ

今年オリジナルは、この2つ

  • 「multipart」とヘッダを検索すると添付ファイルを含むメールだけの一覧ができる。これもクエリーフォルダにしておくと便利
  • マクロシンボルを使って、日付など自動的に挿入する

困った時のソフトウェア

ソフトをスピードアップするときに試してみたいこと

uessay: Wireshark1.0リリース記念にスピードアップ技を紹介 はてなユーザーの評価ではWireshark中心に書いたが、だいたい、どんなアプリケーションも、こんなことを試す価値はあると思う

  • ヘルプファイルにショートカット一覧が載っている場合がある。Firefoxとか。
  • コマンドスイッチもしくは起動オプションはないか調べる。例えばExcelはこんな感じ
    Excel のコマンド ライン スイッチ - Excel - Microsoft Office Online
    はてなユーザーの評価  livedoorユーザーの評価  Buzzurlにブックマーク 
    • 気に入った起動オプションがあったら、起動オプションを含むショートカットを作っておく
    • もしくはエクスプローラで拡張子の関連付けをするところに追記してもいいかも
    • regファイルを作って、起動オプションを付けたり外したりできるようにしておくと便利。(もしリクエストがあれば詳しく書きます)
  • 大量のプラグインを読み込むソフトは、プラグインを読み飛ばせないか試してみる
  • オープンソースのソフトであれば、コンパイルし直してしまう。もしくは最適化されているバイナリを探してみる。
  • 重複するが、拡大縮小と全画面表示はアプリを使いこなす上で重要。車で言うとブレーキとか足回りのよさのようなもの。

効果あるかもしれない気休め

  • チョコレートで集中力を回復。ポテトは手が汚れる。
  • 散歩も効果的。あいつ、トイレの回数が増えたな、と思われない程度に。
  • 用語集や関連文書を手元においておくと、言葉の使い方の迷いが減る。
  • 時間がないからって立ったままキーボード操作するより、座って操作した方が早い。まあ、俺は忙しいんだぞ、と演出したければ勝手だが。
  • パーキンソンの第一法則「仕事の量は与えられた時間を満たすまで膨張する」を思い出そう。仕事が早く終わった分、余計なことをさせる奴もいる。オッカムの剃刀も参照。
  • <悪魔>報告書の類いは、提出しなかったらどうなるか見極めると、本当に忙しいときに役立つ</悪魔>
  • そもそも、本当にやらなければいけない仕事かを見極めるのが一番。ただし、若手のうちは、あまり選びすぎない方がいいとも思う。

最後に情報源を少しだけ

ちなみに2008年は年間を通じて、あまり仕事がうまくいかなかった。ショートカットを覚えてるぐらいで有利に進められる仕事なんて年々減るばかりだ。それでもショートカットしたくなるのは、新種のモノグサなんだろうと思う。

というわけで、2009年もよろしくおねがいします。

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2008.10.08

Excelでチームプレイするための必修項目

少し前にExcel関連で「奥深い」と思ったネタを書いたが

uessay: Excelの奥深さがわかる実例
はてなユーザーの評価  livedoorユーザーの評価

マクロ以上に奥深いと思っているのが、共同作業するための機能ではないかと思っている。知ってるか否かで作業効率に直結するし、タイトルに「必修項目」と書いたのも決して言い過ぎではないと思う。

1.読み取り専用を推奨するオプション

「推奨する」なんて妙なオプションだが、これをチェックしておくとファイルを開いたときに「読み取り専用で開きますか?」と聞かれるようになる。

ただ参照したくて開いてるだけなのに、同僚から「編集したいので、早くファイルを閉じて!」と言われるような場合に便利である。

E1


2.ブックを共有する

複数の人で同時に編集する場合は「ブックを共有する」オプションが便利である。ただ、これを2番目に書いたのは、便利すぎて危険だからである。

例えばExcelで注文管理をしていて、最終行に日付と注文内容を追記するというExcelを2人で同時に編集しようとすると、2人で同じ行に書き込もうとして競合してしまうわけだ。勿論、競合チェックは走るが、自動で行をずらしたりといった親切機能はない。

E2

「ブック共有」と「読み取り推奨」を、あえて使い分けるとすると

ブック共有⇒あらかじめ入力するセルが決まっているシート向き

読み取り推奨⇒追加を下に書き足していくシート向き

といった感じか。

どうしてもブック共有で「下に伸びる形式」を扱いたければ、書き込み権限は整理券方式にして、ブックA(排他モード)で編集番号を取得して、ブックB(共有モード)で該当する編集番号の行に書くなどの工夫が必要だろう。


3.シートの保護

これは、保護されたセルをクリックしたときに表示される警告画面が鬱陶しいので好きではないが、より厳密にブックを管理していこうとする場合には欠かせないオプション。

ここまでは編集していいけど、ここはダメですよ、といったことを制御できるのだが、上手に使えば公開用データと非公開用データを別々に管理するのではなく、ひとつのデータを保護して公開用にしたりできる。(保護パスワードを破られれる可能性もあるので用途は限られるが)

E3 

これらの機能、OpenOfficeでは使えなかったり、使ってもファイルが壊れてしまったりするらしく、まさしくMicrosoftのノウハウの結晶という感じがする。

サーバを立ててTracとかで管理したいと思うこともあるが、そう何台も社内にApacheを走らせるわけにもいかないので、Excelでのチームプレイも身につけて損は無いと思う。

<追記>

今、テレビで「24 - twenty four」を放映している。相変わらず妙なパソコン画面が多いが、映画の中で出てくるようなコンピューターにExcelの画面とかって出てこないですよね。現実っぽすぎるからかな。

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2008.09.23

Excelの奥深さがわかる実例

少し前に、こんな記事を読んだが

【すごいExcel】こんなことまでできるんだ!?っていうExcelの奥深さがわかる実例を教えて下さい。それをExcelでやるか~!といったトホホ系はもちろん、単純に「すげー!」.. - 人力検索はてな
はてなユーザーの評価  livedoorユーザーの評価  Buzzurlにブックマーク

マクロを使ってゲームが出来るぐらいで、どこが奥深いんだろう、と思いつつ、僕が本当に奥深いと思った例は、ちょっと仕事に直結しすぎているので書けないなぁ、と思っていた。

ただ、書ける範囲で既にブログに書いているものもあるので、再び整理してみる。

●キーマクロとしてのExcel

Excelマクロの中でも他のアプリにキーボード入力を送るsendkey関数は、よくぞこんな機能を実装してくれました!という機能である。サンプルではメモ帳に文字列を送っているだけだが、マウスを使わずに使えるアプリであれば大抵のものは自動化できる。

uessay: 他のアプリにキー入力を送るExcelマクロ
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●検索インタフェースとしてのExcel

マクロを使わなくてもインタフェースを改善できる例として、Excelでインクリメンタルサーチを実装したのがこちら。自分でも忘れてた。休み明けに使ってみよう。

uessay: ExcelでGoogle Suggest風にインクリメンタルサーチ
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●ExcelをTCP/IPクライアントにする

最後は、僕としては一番可能性を感じたのがコチラ。ブラウザからApacheにアクセスするのだけがネットワークだと思ってる人には一生無縁だが、独自プロトコルとか実装してしまうと、ちょっと文法が誤ってるときに、許容するかエラーコードを出するか、それともフリーズしてしまうのか、やってみなければわからないようなアクセスを作り出すツールが欲しいと思っていた。

志村康人さんの著作はExcelマクロからWinsock APIを叩くというアプローチを紹介しているのだが、適当に書き換えればExcelのセルに書いた文字列をパケットにしてサーバに送りつけてくれるネットワークテスターになってくれる。タイトルではTCP/IPクライアントと書いたが、もちろんUDPも投げる。

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2008.03.07

Excel:条件付き書式でセル結合を撲滅する会

仕事で鬱憤が溜まったので、ライフハックものを書いてみる。

Excelで集計して、と渡されたファイルが「セル結合」満載だったとする。見た目にこだわったつもりだが、僕としては「うそーん」という感じである。結合されたセルが邪魔をオートフィルタもピボットテーブルも気持ちよく使えない。最悪、コピペや列削除まで影響を及ぼす。スプレッドシートが泣いてるよ。

E2

だからといって、セル結合を解除して全てのセルに値を入れると、今度は「見栄え」至上主義の面々が黙っていない。

こういう手は好きではないが、文字色を白にすると、値は入っているが、表示がごちゃごちゃしないという、操作性と見栄えを両立することができる。

ところで、いちいち文字を白くするのが面倒でたまらない、という人は条件付き書式を試してみてはどうだろう。

E3

上の例では、B2:B6に条件付き書式を設定している。普通にB1を設定しようとすると絶対参照(=$B$1)が設定されてしまうが、相対参照(=B1)を指定すると、一つ上のセルと値が違う場合だけ文字を白にする。

実際に適用してみたのがこちら。セルを選択すると削除した文字がうっすら見える。この方法だと、オートフィルタで引っ掛けられるし、行削除も怖くない。

E4

この方法のもうひとつのポイントが、条件付き書式を削除すれば、元の扱いやすいシートに戻るところだ。いちいち条件付き書式を設定するのが面倒であれば、このようなマクロで切り替えもできる。

Sub shiro()
    Range("B2:B6").Select
    Selection.FormatConditions.Delete     Selection.FormatConditions.Add Type:=xlCellValue, Operator:=xlEqual, _Formula1:="=B1"
    Selection.FormatConditions(1).Font.ColorIndex = 2
End Sub

Sub kuro()
    Range("B2:B6").Select
    Selection.FormatConditions
.Delete
End Sub

これでセル結合を撲滅して環境に優しいスプレッドシートを作りましょう。

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2007.12.31

【2008年版】パソコン操作を華麗にスピードアップ(100tips)

on bike
Photographer
wvs
License
Creative Commons (by-nc)
Tool for photo selecting
Gigazinize Tools - Image

2006年の暮れに書いたuessay: パソコン作業を華麗にスピードアップ(100tips)はてなユーザーの評価livedoorユーザーの評価Buzzurlにブックマーク  は、おかげさまでいろいろな人にブックマークしてもらえた記事になったわけですが、2008年版もやります。昨年は転勤して、触るPCが何台もあり、そのたびにCtrlキーの位置が微妙に違うのがストレスだったので、Ctrlを使わないTips、それから去年は紹介しなかった「そもそも論」みたいなのを多めに並べてみます。相変わらずWindows XP向けです。

スピードアップは文字入力とファイル選択から

1.「ミcろそft」と入力してしまってもF9で「Microsoft」(全角英文字)と変換される。

2.さらにF8で「Microsoft」(半角英文字)となる。F9+F8に慣れると途中まで入力したのをDeleteで消してIMEを切り替えて入力し直す人がアホに見えてくる。

3.単語の選択にマウスを使わず、Shift+矢印キーで選択。この状態でDeleteするもよし、上書きするもよし。あらゆるソフトの編集がスピードアップ。

4.マウスのトリプルクリックに慣れる。ソフトによるが、ダブルクリックで単語単位、トリプルクリックで行単位が選択されるので、使いこなせば高速編集が可能になる。

5.単語を選択して変換キーを押すと確定した漢字も修正したり、F8で全角半角を変えたりできる。

6.エクスプローラはWindows+Eで開く。

7.エクスプローラでTabキーを押すと、フォーカスされている箇所が切り替わり、全くマウスに触れずにファイルを選ぶこともフォルダを移動することもできる。

8.フォルダに通し番号を振ると、数字キーで一気に選択できる。なお「71.アラスカ」「72.ハワイ」と「7」で始まる2つのフォルダがあっても「7」を2回押せば「72.ハワイ」を選択できる。1文字目が重要。

9.やっぱりデスクトップにファイルが散乱してる人は仕事が遅い。間違いない。

そういえば普段、使うキーボードの種類が多いので半角/全角の位置が違ってるのもストレスだった。F8+F9を多用するようになったのも、こんな背景があったりして。

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Excelで巨大なシートにも立ち向かえ

11.Ctrl+マウスホイールで表示倍率を変えられる。

12.シートを参照するだけなら、あえてScrollLockを使うと改行の入ったセルを選択して数式バーが視界を遮るという事態を防げる。vi風に言えば閲覧モード。これを知るまでは、いちいち数式バーを非表示にしていた。。。

13.逆にセルを選択して編集モードにするには、F2キーを使う。編集するだけのためにマウスでダブルクリックなんてしちゃいけない。

14.コピペの応用範囲を広げるため、数式の絶対参照のマスターは必須。数式バー上でF4で切り替えるのが最速。

15.Ctrl+PageUp(Down)で高速にシートを切り替える。

16.ついでにShiftを押しながらCtrl+PageUp(Down)で複数シートを一気に選択できる。この状態で印刷プレビューを押すと全シートを印刷プレビューできて、一気に印刷できる。

17.改行を含むセルを印刷すると文字がはみ出て印刷されてなくて大騒ぎになる。改行をひとつ余分に入れる習慣を身につけると、そういう事故を防げる確率が高まる。まあ、そもそも気取って丸ゴシックとか角ゴシックを使うのではなく印刷イメージのずれにくいMSゴシックを使うのが一番だが。

18.複数のセルを選択すると、ステータスバーに合計値が表示される。これを知ってると計算間違いのチェックに電卓がいらない。(74の「プログラムを指定して実行」からExcelを呼び出すのと組み合わせると、電卓より早いかも)

19.最初からヘッダに日付と作成者、フッタにページ数の入ったテンプレートを使う

大きなお世話かもしれないけど、セルを結合したりフォントを変えたり、見た目にこだわってるシートというのは編集に時間がかかる。

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PowerPointは使い回したもの勝ち

21.図形を選択してCtrl+Dで複製できる。コピペより2倍早い。

22.パーツ単位に複製するだけでなくCtrl+Gでグループ化して一気に複製した方が早い場合も。

23.複数のファイルを開いている状態でCtrl+F5すると、ウィンドウが最大ではない状態になる。一方のファイルから、もう一方のファイルにドラッグしてファイルを移すことができて、まさに使い回しモード。

24.図形の位置調整も、図形の調整(Alt+R)→配置/整列(A)→上揃え(T)のように全てキーボードで操作できる。この組み合わせを「RAT、TはTop」と覚えておくと左で揃える場合「LeftのLだから、RAL」とか応用が利く。詳しくはこちら

25.PowerPointもCtrl+マウスホイールで表示倍率を変えられる。編集しやすい倍率で作業するのも立派なスピードアップ術。

26.最初からCopyrightや作成日、ページ番号の入ったテンプレートを使う。わざわざpot形式にするのではなく普通に読み取り専用にした方が便利だったりする。言うまでもないけど、テンプレートもバージョン管理しておくこと。古い方がよかった、なんてことは頻繁にあるので。

27.スライドショーを表示してて「19ページに質問だけど」と言われたら19(数字)+Enterで該当ページに移動できる。

28.スライドショーの最後はB(Black)を押して暗転、またはW(White)を押して白地。プロジェクターからケーブルを抜いてから編集画面に戻らないと、舞台でセットを動かしてるみたいな滑稽さが漂う。立つ鳥、後を濁さずで。

29.言いたいことは赤字にしておくと相手に3倍速く伝わる。ついでに手直しさせられる箇所も減るかもしれない。

ショートカットだけでなく、プレゼンのコツも混ざってしまった。混ざりついでにもうひとつ。プレゼンの一枚目は、タイトルだけでなく、最終的に頼みたいことを書くページ。「ご確認の上、最終的な案をX日までにお選びください」など。この一文で会議の時間が短くできれば、他の仕事に時間を回せる。

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WordとPDFで、あのエディタのスピード感を手に入れよう

31.Ctrl+Fで検索。章構成のわかっている文書であれば「4.1.3」と章番号を検索すると、PageDownで各ページを表示しながら探すのに比べ格段に早い。

32.Ctrl+Gでページ指定ジャンプ。ページ指定はほかにステータスバーをクリックしても可能。とにかくCPUの割にWordは表示が遅いので、CPUが遅い時代のエディタの技が生きる。

33.ページとページの間の空白をクリックすると空白部分を非表示にできる。小さい画面で作業する時は、ここを非表示にするだけで文章が連続的に見えて編集楽になる。

34.目次の自動作成、図表番号の挿入、クロスリファレンスを使いこなせない人は置いていかれる。というか、意図的に置いていこう。

35.あまりに頻繁に参照するファイルであれば、PDFにした方がページ展開が早い。変換はクセロPDFがおすすめ。

36.PDFは「←」「→」でページめくりできて、Wordより早い。

37.PDFはCtrl+Fで検索(Wordと同じ)、Ctrl+Gで次を検索(Wordと違う)に慣れる

38.ページ指定ジャンプはステータスバーをクリック

39.そんなわけで、目次のページだけ印刷するというのは、よくやっている。

普段の作業でWord以外のエディタを使うと「Wordではできないの?」と隠された機能を探すきっかけになる。そういった意味で操作性が対極にあるViエディタは勉強になる。

ギフトなら無印良品

ブラウザはLunascape最強

41.検索窓から検索したら常に新規タブで開くという仕様がいい。

42.で、タブだらけになってもCtrl+Qで一気に閉じられるのもいい(ほかにタブを一気に閉じるタブブラウザを知らないだけだが)

43.閉じたタブは「最近閉じたタブ」の一覧に表示される。ページ遷移して、最終的に辿り着いたページだけの履歴だから、途中のページも含まれる「履歴」の一覧よりも探しやすい。

44.Alt+Dでアドレスバーを選択できる。で、アドレスバーにGoogleのI'm Feeling Luckyを割り当てると、よく見るサイトをマウスを使わずに開ける。「livedoor reader」とか「gmail」とかサービス名は直接入力してる。

45.Alt+Sで検索バーを選択できる。

46.検索エンジンでgooを選んでおくと「路線」や「辞書」で検索すると駅名入力欄などのページに飛ぶ。(googleの「乗換 出発地 到着地」といい勝負)

47.ブックマークもクリックした頻度で自動で並び変わってくれるのが便利

48.はてなブックマークなどRSS出力するSBMを使っていたら、自分のブックマークのRSSをブックマークに入れて見ることもできる。(Firefoxのライブブックマークに相当する機能)

49.愛用しているのはLunascapeだが、実はFirefoxのGreasemonkeyのPagerizationも羨ましいという話は内緒

特定のブラウザのショートカットを並べるのは、ちょっと反則かな。

ブラウザ選択の時代を読み解く ブラウザ選択の時代を読み解く
スコット グランネマン Scott Granneman 江村 秀之

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Becky!でメールを読む時間、探す時間を大幅短縮

51.作業の中断になるので、メールの自動巡回機能はOFFにしておく。ついでにWindowsのタスクバーも非表示にしておくと集中力が途切れない

52.受信箱には、処理が必要なメールしか残さない。逆に自動振り分けされたメールも処理が必要であれば受信箱に戻しておくと受信箱がToDoリストになる。

53.Becky!の予定表プラグインは、ミーティングの通知などを登録しておけばメールを素早く探せる。登録時にメール本文から自動で日付と時間を取ってくるのが素晴らしい。

54.添付ファイル便利ツールも、添付ファイルだけを探すということができて便利。

55.サーバからメールを削除するのを「2日後」に設定しておくと、リモートボックスで2
日分のメールだけ表示できる。自動振り分けだと探しにくい「昨晩に送ったんだけど」というメールが一発で探せて、かつPCが壊れた時も直前のメールがサーバに残っていて二重の効果がある。

56.自分の名前とアドレスが入っていないメールは表示色を灰色にすると未読の山から自分が先に読むべきメールを探すのが早い(Becky!ではできるけど、ほかのメーラーはどうでしょう)

57.「例の件、よろしく」みたいなタイトルで送ってくる駄目メールは、後で探しやすいようなタイトルに書き換える。ところでメール本文やタイトルを書き換えられるのって、記録としてはどうかと思うけど、Becky!以外もできるんだっけ。

58.メールのヘッダを解析してスレッド表示するモードは最強に便利。

59.スレッド表示をさらに便利に使うコツとして、自分のアドレスをBCCに入れておく。そうすると自分が送ったメールもスレッドに表示される。

メールの自動巡回については、前の職場では集中して作業するためにOFFにしていたが、今の職場は「午後の会議場所が変わりました」みたいなメールが平気で流れるので、いつまでもOFFでよいかは悩むところ。

はじめてのBecky!Internet Mail2 (I/O BOOKS) はじめてのBecky!Internet Mail2 (I/O BOOKS)
勝田 有一朗

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「ファイル名を指定して実行」で呼び出すコマンド10選

61.「ファイル名を指定して実行」はWindows+Rで呼び出す

62.notepadでメモ帳を呼び出す。瞬時にメモを取るのに便利

63.calcで計算機を呼び出す。

64.excelpowerpntも、ここから呼び出せる。MDIで立ち上がるので、Alt+F4で既に開いていたExcelを閉じずに、新たに呼び出したExcelだけを閉じることができる。

65.cmdでコマンドプロンプトを呼び出す。今の職場では、あまり使わなくなったかな。

66.mspaintでペイントを呼び出す。個人的にはスクリーンショットを必要な箇所だけ切り出すのに多用するんだけど。

67.mstscでリモートデスクトップを呼び出す(よく使ったなぁ。。。)

68.shutdown -sでリモート環境からWindowsを終了する。

69.漢字の書き方が分からないとき、この欄で入力して変換してみる

余談ですが「ファイル名を指定して実行」って作業履歴が残ってて、ほかの人が呼び出してたら入力途中で自動補完され、逆に誰も呼び出してなかったら最後まで入力できる。このあたりがフェティッシュで楽しい。

ガジェット系

71.デュアル・ディスプレイは、やっぱり参照と編集を繰り返す作業には便利らしい。僕は被害を被っているけど。

72.電話はヘッドセットでした方が両手を動かせて便利

73.一度、冗談でテンキーマウスというやつを買ってみようかと思ってる

SANWA SUPPLY NT-MA1 テンキーマウス SANWA SUPPLY NT-MA1 テンキーマウス

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74.もしくは、こんなのも悩ましい

バッファローコクヨサプライ Arvel クリッカープロ シルバーメタリック CP01SV バッファローコクヨサプライ Arvel クリッカープロ シルバーメタリック CP01SV

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75.ケーブルを最速で片付けるには、これ!

キングジム ケーブルケース キングジム ケーブルケース

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76.EXLIMは動作スピードが速い

CASIO デジタルカメラ EXILIM (エクシリム)  EX-V7BK ブラック CASIO デジタルカメラ EXILIM (エクシリム)  EX-V7BK ブラック

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77.PCには繋がらないけど、書類を処分すると作業が効率化しそう

KOKUYO デスクトップシュレッダー<S-tray> KPS-X30W KOKUYO デスクトップシュレッダー

KPS-X30W



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78.これって、どうなんだろう

ハギワラシスコム 名刺スキャナ HUD-BCR256J (ストレージ内蔵ケーブル付) ハギワラシスコム 名刺スキャナ HUD-BCR256J (ストレージ内蔵ケーブル付)

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79.でも一番はコレでしょう

BUFFALO DD400-512M PC3200(DDR400) DDR SDRAM 184P BUFFALO DD400-512M PC3200(DDR400) DDR SDRAM 184P

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便利に使えるソフトを幾つか

81.TeraPadなど矩形選択できるエディタがあれば、処理スクリプトを書かなくても

82.今年もWinMergeでWordやPowerPoint、そしてテキストファイルの差分を読みまくったなぁ。

83.クセロのPDF出力できるソフトもよく使ったなぁ。

84.縮小専用。みたいなソフトは共感を覚える。まあ、縮小するぐらいなら最初からデジカメで解像度を低くして撮影するのだけど、高解像度を受け取ることも多いからね。

85.colinux、って書いてる時点でコンセプトが違う気がする。まあ、仮想環境を手元に作れて、そうとう検証がはかどったのは間違いないんだけど。 

86.Google Desktop Searchとか、最初はびっくりしたけど、そもそもアレに頼らなきゃいけないなんて自分の作った書類の保存場所を体系化できてないだけって話じゃないの?

87.本当は仕事中もiTunesを聞いていたいと思ってる。なんかリラックスできそうなので。

88.Photoshop。ああ、僕はPhotoshopを使う職種じゃなくてよかったと思う。あんな我流ばかりひしめく道具を使いこなす自信なんて無いので。

89.Windows Vistaを使うと仕事が早く片付くらしいよ!

なんと今年は本当にOfficeばっかり使ってたので10個も出てこない。だからというわけではないけど、ツールが仕事を速くするとも限らないんじゃないかという気がしてきた。この流れは加速しそう。

最後にメンタル&フィジカル系

91.ショートカットも練習を繰り返して身に付く。例えばIMEのF8+F9なんて頭で理解しているだけでは手癖に流されてしまうので、繰り返してみた方がいい。

92.人と一緒に作業すると、思わぬ発見がある。昼食時にショートカット山手線ゲームとか、、、しないよね、やっぱり。

93.Microsoftのショートカットキー一覧は、一度は目を通しておくべき。

http://www.microsoft.com/japan/enable/products/keyboard/default.mspx

94.こちらも参考になるかも。

@IT/ITpro/pconline/

95.はてなブックマークで「ショートカット」タブで検索してもいいかも(これ書くために初めて見たけど)

96.ながらでもよい作業も存在する。情報収集とか。

97.でも基本は集中。そして集中を維持するための休憩。

98.少しパソコンから離れて、歩いたりすると頭がスッキリして作業スピードが上がる。職場でちょっと歩いても周囲に不思議がられないコースを見つける。別フロアの自販機とか。ん、それは怪しいか。

99.肩こりや腰痛などは集中力の妨げになる。なんだかんだ正しい姿勢が一番の効率化。

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というわけで、2007年は腰痛に悩まされた一年でした。2008年は健康がテーマです。

2008年も、よろしくおねがいします。


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now playing from iTMS...

iTunes Music Storeのセレブリティ・プレイリストで村治佳織さんが推薦してましたが、Michel Camilo&TomatitoのA mi nino Joseがオススメです。今回のタイトルと同様、Camiloの超絶ピアノとTomatitoのスパニッシュなギターの華麗な手さばきがスピーディーに絡みます。同じ楽器で、どうしてここまで楽しくできちゃうんだろう。Michel Camilo & Tomatito - Spain - A mi ni?o Jos?

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2007.07.30

他のアプリにキー入力を送るExcelマクロ

他のアプリにキー入力を送るソフトウェア類があるが、似たようなことはExcelのVBAマクロでやった方が簡単だし柔軟性もある。そんなわけで、簡単なサンプルを公開してみる。

Easy_sendkey_2

イメージを見てもらえればわかるが、notepad.exeといった実行ファイル名でも、ウィンドウ名でも動く。

難点は非同期であること。つまり処理の遅いアプリにショートカットキーを送っても、終わるのを待ってくれるほど気が利いてない。そんなわけで1秒待つとかもマクロに入れておく必要がある。

実は、このsendkey関数は10年ぐらい前から使ってて、学生時代の実験やら、就職してからも様々な処理をさせてきて、その都度、マクロに機能を追加していたのだが、こないだの転勤でファイルを紛失してしまった。

そんな反省も込めてネットに置いておこうと思った次第。

「sendkey.xls」をダウンロード

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2007.04.16

気の利いたExcelマクロの作り方

一時期、Excelのマクロ(VBA)はウィルスの温床みたいに言われていたが、信頼できる配布元であれば、実に強力で、かつスピーディに作れるため、このところ多用し始めている。

しかし、スピーディに作れるからといって手を抜きすぎると、知らない人が使う時に面倒な事になる(いきなりスクリプトの編集画面が出てパニックを起こす)ので、押さえておくべき要所をメモしておく。

1.シートに使い方が載っている

最近はツールメニューから選んでいるスクリーンショットを貼り付けている。使い方を書いたシートは枠線を消しておくと表計算っぽくなくてポイント高い。

2.長くかかる処理はステータスバーに進捗を表示する。

C言語などで作れば一瞬で終わる処理もExcelの手にかかると、まるでフリーズしたかのような様相を呈する。これについては、

 Application.StatusBar = "第1段階 作業中"

などと1行書いておくだけで、とりあえず安心できる。ただしマクロの最後に

 Application.StatusBar = false

と書いておかないと、ステータスバーが元に戻らなくなるので注意。

なお最後にfalseではなく、処理時間を表示すると、特大ファイルを処理するのを思いとどまってくれるという効果を期待できる。(しばらくステータスバーが元に戻らないが)

 StartTime = Timer
 '''処理'''
 FinishTime = Timer
 MsgBox "処理時間:" & ((StartTime - FinishTime) Mod 3600) & "秒"

3.エラー処理している。できれば、フォーマットのチェックする別マクロを用意する

別のファイルを処理するマクロというのが、多分、最も需要があるのだと思うが、たまにとんでもない形式のファイルを処理させようとしている方々に遭遇する。そういうときに適切なメッセージを送らないとスクリプトの編集画面が出てきてパニックを起こすので、せめてOnError Go Toは必須にしておく。

詳細はこちらのURLで。

http://support.microsoft.com/kb/213637/ja?spid=1741&sid=361

4.定数や動作条件はシート上で設定する

これは最近、思いついた。

それまで、ソース上にdebug=trueとか書いていたがExcelの場合、シート上の値を拾ってこれるので、シートで説明つきで定数を定義する。

動作条件についてはInputBoxなどで選択できるようにしてもいいかもしれないが、Excelのマクロで前回の処理内容を記憶させて、というのは大技の部類に入ると思うので(よく知らないけど・・・)、シートをiniファイルっぽく使うのが楽な気がする。1のテクニックとあわせてもよい。

5.印刷プレビューで終了

これも最近、思いついた。

処理終了後にMsgbox("終了しました")っていうのは、よく見るが、マクロ終了後に必ず印刷するようであれば、印刷プレビューまでマクロで持っていくのが親切だと思う。次の一文を書けばよい。

 ActiveWindow.SelectedSheets.PrintPreview

もちろん、印刷プレビューが不要な場合は、4のテクニックでユーザ自身が設定変更できるようにする。

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あと、いろいろあった気がするが、また別の機会に。

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そういえば、おすすめの本って、ないんだよなぁ。。。

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2007.04.04

カッコ悪いExcelの作り方

疲れてるときに遭遇すると格別な効果をもたらすExcelのテクを集めてみました。あまり関わりたくない相手に贈りつけてもいいかもしれません。

印刷ボタンは自爆装置
・印刷が一枚に収まらず、大量の計算用紙を生成する。
・白黒印刷すると読めない色遣い。
・ページが振られてない。20ページもあるのに。
・行タイトルが指定されていないので、2ページ以降は何のデータかわからない。

見やすさに気を配れていない例
・全角半角が統一されてない(関係ないが古川ブログもひどい)
・フォントが不揃い。大きさも書体も
・情報量と列の幅があってない
見やすくしてるつもりかもしれない例
・セル結合の乱用でコピペできない
・線をよく見たら、セルの枠ではなく図形描画で書かれたものだった。

探してほしくなさそうな情報
・ファイル名がローマ字、しかも間違っている。bessi.xlsとか
・ファイル名とタイトルと中身と合ってない
・シートが何枚もあるのにシート名がデフォルトのまま
・かと思うと白紙のシートが何枚もある

会議が盛り上がるExcel
・更新日の欄があるが、誰も更新せず、常に誤った日付。そして会議はこの欄のツッコミから始まる
・担当者の欄に名前を書かれた人が口々に「俺じゃないだろ」
・優先度の欄にAと優先と1がある。何から始めればいいのさ。
・一覧の内容が揃ってない。作業項目の欄なのに課題が混ざっていたり

実話
・パスワードを作った本人が思い出せない。そのファイルが開けないと誰もログインの仕方を知らないのに
・ファイルのプロパティに関係ない会社の人の名前が書かれている。多分、何も考えずに下請会社の作ったファイルを再利用したのだろう
・金額の欄に1e6と書かれた見積書。まあ伝わらなくはないが

怠惰も美徳(僕はこうしている)
・印刷ボタンは非表示にしてプレビューボタンを押すことにする。
・日付は入力しない-ヘッダに自動挿入させる
・項番は振らない-枠線を印刷する
・タイトルは入力しない-ファイル名をヘッダに表示
・利用者情報はイニシアルだけにする。誰が使い回すかわからないため
・セル結合は使わない
・全角半角交じりはJIS関数またはASC関数で、どちらかに統一する。

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