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2017.08.19

それでもExcelで課題管理しないといけない場合のTips

課題を管理するツールは色々あるが、仕方なくExcelという場合も少なくない。(うちの会社だけかな)

変に職人気質を発揮されたExcelのシートを見ても、げんなりしてしまうので、これぐらいでいいんじゃないの、という最低要件でも書いてみることにする。

原本の保存場所を明記する(神はここにあられる)

Excelで課題管理した際の最大の難点は履歴管理だろう。原本の保存場所を課題表の目立つ場所に書いておくだけで、変な派生が生まれにくくなるので、お試しあれ。

メールでしかやりとりできない相手からの追記を期待できないが、そもそも機密保持とかに縛られてExcelで管理してるわけだから仕方ない。

スナップショットを忘れずに(もしくはDRY)

「課題表20170101.xls」みたいに日付をファイル名にしちゃうのは、一体、何に由来しているのだろう。超整理法あたりかな?

で、ファイルを開くと、表題のところに「X月X日 課題表」とか書いてあって、打ち合わせするときに、「〜が更新漏れですが」という言い訳から始まる。

DRY(Don’t Repeat Yourself)というか、あっちにもこっちにも似たような情報を書くのはやめたい。特に日付に関しては、ファイル名からも本文からも排除し、今日の打ち合わせで共有したバージョンは、今日の打ち合わせのフォルダにスナップショットを保存するだけで十分。

クロージングの喜びを演出する

課題表というと、全ての課題を書かないと気がすまない人もいる。ひどい場合は「人員が足りない」みたいなのを書いてあるのを見かけたことがあるが、課題表には「(このチームで)解決する課題」を書く場所だと徹底し、各項目は適度にクロージングしよう。

どうしても人員やら予算やらが課題であるなら、それは「ハイレベル課題表」に書き、チームメンバーが普段、目にしなくてもよいところで管理しよう。

というか、これは別にExcelの話じゃないな。

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