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2010.08.04

提案書を読む側になって思った、捨てられない提案書の書き方

仕事で提案書を何度も書いてきたが、仕事以外でオーソドックスな提案をしてもらって、いろいろと思ったことがある。何の提案かは伏せるが、どの業界も似たようなものだと思うので、書く側の参考になれば。

   

冒頭の挨拶文は省略してほしくない

今回、3社から提案をしてもらったのだが、どこも提案書の9割は使い回し。挨拶文も使い回し。まあ、それでもいいんだけど、「最初のページは挨拶文です。では2ページ目から説明します」って挨拶を省略しちゃうのは勿体無いと思った。

昨今の情勢を踏まえ云々というコンセプトで、という眠たい文句も、もしかしたら聞く側の共感を得るかもしれない。

後述するが、業者を決める理由が1つか2つだったとしても、3つも4つも理由があったことにしたい心理が働く。特に組織のお金を使う場合、1つの理由を誰かに反対されたときのため、別の理由づくりをしておきたい。そういうとき、提案自体にネタが見つからなければ、挨拶文から材料を取ることだってあるわけだ。

本当に些細だけど、ヘッダ・フッタはちゃんとしてほしい

表紙とか会社概要は会社ロゴ入りのフォーマットなのに、体制図とかスケジュールは別フォーマットになってる提案書があった。で、別フォーマットは別なのに、ページ番号はゴム印で押してあって、ページ数の整合性だけは取れている。いつもやってるんだなぁ、と思った。

仕事を頼む相手がPowerPointが上手である必要はないのだけど、資料が整理できてません、といった雰囲気が出ているのは困る。多分、ゴム印を押してきた会社は、電話で「提案書の何ページだけども」と伝えても、パソコンの中だけではトレースできず、書庫まで探しに行って実物を引っ張り出さないといけないだろう。

これだけの理由で選考から外すということもないとは思うが、僅差の場合は選ばないだろうな、ということで。

スケジュールは、いかに空気を読めるかを読み取る場所

スケジュールがメチャクチャな提案書を出してくる会社というのは、客のことを親身に考えてくれていないんだと思う。社内用語の羅列とか、縮小しすぎて見えないフォントとか、逆に大雑把すぎとか本当に多い。

あと、場合によっては、営業と現場の意識があってるかもスケジュールから見えてくる。でも、こういうところに集中して質問しちゃうのは、ちょっとSだよね。

個人的には、スケジュールがNGな会社ってフルイにかけたいところなんだけど、特殊な例外(この期間でできるのは1社だけとか)を除いて、「スケジュールは調整できますので」と言われちゃうので、落とすに落とせない。困ったなぁ。

体制図は、経験の深さを読み取る場所

体制図で、通常は1人で対応するところを、わざわざ2人に分けている会社をみかける。例えば、内部担当と外部担当が分かれてると、クレームを言う側は、どっちに言うべき問題か、一瞬、考える。(どっちも呼べ!というケースも多いけど)

でも、こういうノウハウって会社が継承している財産だなぁ、と思う。「何でも係」を求める客もいると思うので、一概には言えないが、少なくとも僕は、誰か一人を窓口にするだけの会社よりかは、こういう問題には専門のチームを用意してます、と言ってもらえたほうが安心感が高い。

結局は提案書の出来不出来では決めない

何で決めるかというと、一番は金額。金額を出してもらう前に、何が欲しいのかは吟味してるので、選ぶ側からすると、金額以外の差があると逆に困る。

でも、ここに書いたように、スケジュールやら体制やらで意気込みが伝わってくる提案書であれば、金額が僅差で負けてても「もうちょっと安くできない?」と、チャンスを差し伸べたくなっちゃうかな。

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