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2009.12.05

重たすぎるExcelと戦う7つの戦略

夕べ、一晩中、重たすぎるExcelファイルと戦った♪

激しい戦いだった。業者から受け取ったファイルなのだが、ようやくデータを投入できたと思ったら保存前に固まったり。固まった!というような疲れ、ありますよね、と柳葉さんっぽく言ってみたり。そんなこんなで工夫を繰り返しながら、なんとか作業を終えたので、工夫のしどころをメモしておく。ちなみにうちは未だにOffice2003。

1.保存する際の「最近使ったファイル」ボタンは自爆スイッチ

ファイルサーバで仕事してると、本当に頻繁に固まる。あれ、本当に意味分からない。

2.コピペは「値」だけにする

コピペが重い理由の一つが、数式や書式などをペースト先でも展開しようとすることなのだが、値だけコピーすると必要以上な処理をさせずに済む。集計用に原本と別ファイルを作って加工しているなら、割り切って全体をコピーして値だけペーストすると、数式を一気に捨てることができて、かなり軽くなる。

3.作業メモはExcel以外のアプリで

作業内容をメモすると、仮にExcelが固まった場合でも、やり直しやすい。ただ、その作業メモをExcelに書くと、当たり前だがExcelのデータと一緒に失うので、メモ帳とかを使った方がいいだろう。

4.1時間ごとにファイル名を変えて保存

これは言うまでもないかな。

5.Ctrl+矢印キーでセル移動する

頻繁に確認する行が幾つかしかないのなら、閲覧専用の列を作り、見たい箇所には数字など、見る必要のない場合は空白にしておくと、Ctrlキー+矢印キーで読み飛ばせる。目的の場所に辿り着くまで、何度も画面描画するのに時間がかかるのがイライラするという人にオススメ。

6.検索で移動する

上と同じく、画面スクロールは画面描画に時間がかかり鬱陶しいので、目的地に書かれている文字列がわかっていれば、検索で一気に移動する方が絶対早い。

7.複雑な処理は、抜き取って行う

わざわざ数千行のリストを扱うのではなく、数十行だけ抜き取って集計方針を固めたらいいんじゃないかと。

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そいじゃ。

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