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2008.10.08

Excelでチームプレイするための必修項目

少し前にExcel関連で「奥深い」と思ったネタを書いたが

uessay: Excelの奥深さがわかる実例
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マクロ以上に奥深いと思っているのが、共同作業するための機能ではないかと思っている。知ってるか否かで作業効率に直結するし、タイトルに「必修項目」と書いたのも決して言い過ぎではないと思う。

1.読み取り専用を推奨するオプション

「推奨する」なんて妙なオプションだが、これをチェックしておくとファイルを開いたときに「読み取り専用で開きますか?」と聞かれるようになる。

ただ参照したくて開いてるだけなのに、同僚から「編集したいので、早くファイルを閉じて!」と言われるような場合に便利である。

E1


2.ブックを共有する

複数の人で同時に編集する場合は「ブックを共有する」オプションが便利である。ただ、これを2番目に書いたのは、便利すぎて危険だからである。

例えばExcelで注文管理をしていて、最終行に日付と注文内容を追記するというExcelを2人で同時に編集しようとすると、2人で同じ行に書き込もうとして競合してしまうわけだ。勿論、競合チェックは走るが、自動で行をずらしたりといった親切機能はない。

E2

「ブック共有」と「読み取り推奨」を、あえて使い分けるとすると

ブック共有⇒あらかじめ入力するセルが決まっているシート向き

読み取り推奨⇒追加を下に書き足していくシート向き

といった感じか。

どうしてもブック共有で「下に伸びる形式」を扱いたければ、書き込み権限は整理券方式にして、ブックA(排他モード)で編集番号を取得して、ブックB(共有モード)で該当する編集番号の行に書くなどの工夫が必要だろう。


3.シートの保護

これは、保護されたセルをクリックしたときに表示される警告画面が鬱陶しいので好きではないが、より厳密にブックを管理していこうとする場合には欠かせないオプション。

ここまでは編集していいけど、ここはダメですよ、といったことを制御できるのだが、上手に使えば公開用データと非公開用データを別々に管理するのではなく、ひとつのデータを保護して公開用にしたりできる。(保護パスワードを破られれる可能性もあるので用途は限られるが)

E3 

これらの機能、OpenOfficeでは使えなかったり、使ってもファイルが壊れてしまったりするらしく、まさしくMicrosoftのノウハウの結晶という感じがする。

サーバを立ててTracとかで管理したいと思うこともあるが、そう何台も社内にApacheを走らせるわけにもいかないので、Excelでのチームプレイも身につけて損は無いと思う。

<追記>

今、テレビで「24 - twenty four」を放映している。相変わらず妙なパソコン画面が多いが、映画の中で出てくるようなコンピューターにExcelの画面とかって出てこないですよね。現実っぽすぎるからかな。

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