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2006.12.31

パソコン作業を華麗にスピードアップ(100tips)

今年も残すところわずかですね。

忙しくなって同僚にExcelでの単純作業を手伝ってもらおうとした。そしたら、彼は数千行ものデータをマウスで延々と引っ張って選択してたので、Ctrl+矢印で一発だよ、と教えたら、なんだか感謝された。

だからというわけじゃないけど、僕自身もパソコンで単純作業が続く時期なので、息抜きに自分が使ってるスピードアップ技を100個を目標に書き出してみることにしました。ショートカットを何でもかんでも列挙するのではなく、実際に効果を生んでるものに絞って。あ、あくまで対象はWindows XPです。

●使えるスタートメニュー

01.Windows+Rで「ファイル名を指定して実行」を呼び出す
02.「ファイル名を指定して」でnotepadと入力しメモ帳を起動
03.「ファイル名を指定して」でcalcと入力し電卓を起動
04.「ファイル名を指定して」でURLを入力しgmailなどを起動
05.「ファイル名を指定して」でcmdを入力しプロンプトを起動
06.「ファイル名を指定して」でcontrol admintoolsを入力し管理ツールにアクセス
07.ファイルメニューのマイコンピュータを右クリックもショートカットの宝庫。「管理」でイベントビューア、サービスの起動・停止など、「プロパティ」からはシステムのプロパティに直接アクセスできる。
08.スタートメニューから3ストローク(Windows+u+Enter)でシステムを終了する
09.スタートメニューから3ストロークでPowerPoint,Excel,Wordを起動する

09は補足が必要かも。スタートメニューで通常、PowerPointは「Microsoft PowerPoint」と表示されており、メニューを広げた上体で「M」を押すと運がよければPowerPointが選択され、選択された状態でEnterするとPowerPointが起動される。これを「PowerPoint」に名前を変更する(Microsoftを削除する)だけで、「P」と押すと一気にPowerPointが選択され、Enterで起動。まさにWindows+P+Enterの3ストロークになる。お試しあれ。

●画面を素早く整理する

11.ウィンドウを閉じるAlt+F4とCtrl+Wを使い分ける
12.Windows+Dで全てのウィンドウを最小化
13.Alt+spaceでウィンドウを動かしたり元のサイズに戻したり
14.エクスプローラはWindows+Eで一瞬で開く
15.パスが長くて頻繁に使うフォルダはドライブ割当する。すると「ファイル名を指定して」でドライブ名を入力すれば一発で出てくる。
16.そんなに頻繁に使わないフォルダはデスクトップにショートカットを作る。
17.デスクトップを本当の机のように整理しておく。捨てるものは捨てるという意味。ちなみにデスクトップに置くのはショートカットだけと決めておくと捨てるのに迷わない。
18.壁紙は無地にする(その方がファイルが探しやすい)
19.デスクトップからゴミ箱を削除し、ファイルの削除は全てDeleteキーで行う(ちょっと荒療治?)

●たいていのソフトで使えるもの

21.下線の入っているボタンはAltで押す。例えば「次へ(N)」はAlt+Nで押す。徹底すれば、マウスに左手を動かす回数が半分以下になり、かなり効果が出る。
22.入力箇所はTabで次へ移動。Shit+Tabで戻る
23.ファイルメニューは「ファイル(F)」であればAlt+Fで開ける。同じことを繰り返すなら21と組み合わせてマウスを使わずにできるようにすればストレスも軽減できる。
24.カタカナはF7で変換する。
25.英字はIMEをOFFにするのではなくONのまま入力してF9+F8で変換
26.Insertキーで挿入か上書きかを切り替えたほうが早いケースもある。単純な修正作業では特に。
27.Home/Endキーも活用できる。Ctrlの組み合わせで移動できる範囲を変えられるものは、その挙動も把握しておく。
28.普段から、どのソフトで検索と置換ができて、どんな働きをするか、頭に入れておく
29.Alt+PrtScrで画面をコピーする。「ファイル名を指定して」でmspaintでペイントを起動して保存する。もちろん手書きした方が早い場合は手書きで。

●Excelはキーボードとマウスの合わせ業の宝庫

31.F2でマウスを使わずにセルの中身を書き換える
32.Ctrl+ホイールで表示倍率を瞬時に変える
33.Ctrl+矢印キーで選択範囲を広げる
34.Ctrl+PageUp/Downでシートを切り替える
35.オートフィルタは行の絞込みだけでなく、どんなデータがあるかを瞬時に見るのに使える
36.オートフィルタでデータがないとわかった列は迷わず非表示にする
37.条件付き書式で自動マーキング(X円以上は手作業で色を付けました、って化石)
38.シートの見出しはシート内ではなくヘッダにする。ヘッダをファイル名にすると別の人がファイルを探すときにも便利
39.やはりvlookupとピボットテーブルぐらいは使えないと・・・

●PowerPointは大量生成がカギ

41.オブジェクトはCtrl+Dで複製して再利用し、図形描画パレットを使わない
42.Ctrl+Mで新しいスライドを作成する
43.でも、新しいスライドを作るより作ったスライドをコピーしたほうが早い
44.タイトル領域にタイトルを書く。後で書式を変えやすいように。
45.Shift+F5で現在のページからスライドショーを開始(2003以降のみだが)
46.スライドショー中は「ページ番号+Enter」でページを高速移動
47.そのためにもページ番号は必須。
48.普段から、よく使うエレメントは1枚にまとめておき再利用することを心がける
49.やっぱり使いやすいテンプレを用意しておくのが一番!

●メール関連

51.件名で用件を伝える(挨拶を含め、本文を極限まで省略できる)
52.メールの検索を活用する
53.検索できないようなメール、例えば案件名をタイトルに入れていない「連絡」みたいなタイトルのメールは後で検索しやすいようメールに追記する。(Becky!ならそれができるが他のソフトはどうなんだろう?)
54.処理の終わったメールは次々と振り分けるか削除し、受信箱がToDoリストとする。
55.アドレス帳に会社の名簿を整形して流し込んでおく

54はLifehackでは定番かな。55は、この御時世だから誰でもすべきとは思わない。

●べからず集

56.立ったままのキーボード操作は一見早そうだが、実際は遅くてイライラの元凶。きちんと座って操作したほうが高速。
57.片手タイプも同様。見た目はかっこいいけどね。
58.寝不足もよくない。
59.長い爪でキーボード操作しない。常に深爪で。そう、加藤鷹のように。

●おまじない系

61.ディスプレイを両手で揺さぶる(がんばれ!)
62.プリンタまで全力で走る(俺もがんばるから!)
63.うちわで扇ぐ。もちろんCPUを。
64.Ctrl+Alt+Delの際はDeleteキーをデコピンする。
65.チョコでも食べて判断力を取り戻す

●SEなら知っておきたいものを幾つか

66.「ファイル名を指定して」でwinverと入力して、操作している端末がどのサービスパックまで当たっているかとメモリ量を調べる
67.pingは「-t」オプションで飛ばしっぱなしにする。問題が解決するまで。
68.「サービス」を開くなら「ファイル名を指定して」でmsconfig。こっちには「Microsoftのサービスを隠す」という、なんともありがたいオプションがある。
69.ipconfigは最初から「/all」を付ける。

●迷わずゆけよ(迷う時間ももったいない)

71.複雑な作業であっても、同僚が手伝ってくれるというなら迷わず頼むことにする。
72.命名規則を徹底する。例えば日付(yyyymmdd)+編集内容とか。
73.それでも命名に困ったら「v2」とかバージョンを分けておく。
74.印刷するかしないか迷ったら、10ページ以内であれば印刷すると自己ルールを設ける
75.印刷して蛍光ペンを使ったほうが早いのでは、と頻繁に自問する
76.入力項目は全て「test」にすると左手だけで打てる。IMEがONなら「てst」となるが、そーんなの気にしない。
77.数値を入力する場合は333とか777といった非現実的な値を使う。どこの値に反映されるか把握しやすい。
78.しかし666と入力するのは不吉なので、やめておいたほうがいい。
79.ネタが尽きたときが休憩のタイミング

76以降はソフトウェアテストの現場で思ったこと。そういえば大手ニュースサイトでRSSにテスト文字列が流れていたが、その中に「**君、がんばれ」とか個人的なことが書かれていた。こういうのは気をつけないとね。

●道具にも頼る(ソフトウェア)

81.タブブラウザLunascapeは前回終了時のタブを復元できたりタスクトレイに入れられたりと、作業を邪魔しないための機能が揃っていて便利
82.fenrir+migemoで、あらゆるファイルをラウンチ(http://www.ideaxidea.com/archives/2006/07/lifehacks2006.html)
83.WinMerge+xdocdiffでExcelやPowerPointを手早く比較する(http://freemind.s57.xrea.com/xdocdiffPlugin/)
84.使い勝手のいいエディタを選ぶ。僕の場合はTeraPad。
85.MicrosoftのPowerToyにあるPowerCalcは便利。履歴が残るので計算しなおす手間が省ける。
86.
87.
88.
89.allkillでメモリを開放(http://www.ringolab.com/note/daiya/archives/004703.html)

基本的にOSの機能で素早くやるのがスマートだと思っている(逆にシェアウェアだらけの操作環境は野暮に感じる)が、ここで挙げたソフトウェアは、それでも使いたくなるようなものばかり。それにしても、10個も思いつかないなんて。

●道具にも頼る(ハードウェア)

91.横スクロールマウスを使う。Excelの横スクロールが効率よくなる。
92.ついでにボタンにショートカットを割り当てられるマウスだと、なおよい。僕の場合はCtrl+Wを割り当て、処理の終わったファイルをザクザク閉じている。
93.ついでに赤いマウスだと「3倍速い」とか意味不明のことを言っても不思議がられない。
BLMU-Y/LCR USB 光学式マウス(横スクロール)クリアレッド
94.携帯のイヤホンマイクを使い、両手で操作できるようにする
DR-EX151F W イヤホンマイク 平型プラグ
95.USBメモリは大容量じゃないと意味がない。この際に買い換えよう。
96.USBメモリのキャップは紛失しにくいものにすれば現場でのストレスも減る。
97.
CandyStickディズニーキャラクターモデル512MB ジャック
98.蛍光ペンは、なるべく多くの色を持ち歩く

99.やはり究極はTablet PC

というわけで、100個より少ないけど思いついたら追記します。

冒頭に書いた単純作業の山は無事に片付き、手伝ってくださった多くの方々へ感謝。2007年もよい仕事ができますように。

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2006.12.20

今年の10大ニュースは、いつ発表するのが正しい?

早々と発表し始めたところがあるようだが、発表した途端にWinnyの判決が出たり、まだまだ油断できない。

というか、こういうことかと思った。

引用されたい側は早々と出す。例えば統計資料など引用されてナンボだから早いのだろう。流行語も早かったし、発表して終わりじゃなく、発表した後に誰かにコメントして欲しい側というのは、そろそろ出始めている。

一方、引用するは慎重だ。個人のブログで、早々と締めくくった時に限って大事件が起こったりするものだ。

ニュースサイトは両方の側面を持つので大変だろう。もっとも何年か前に何日に出すと決めたら、それを頑なに守ってるケースがほとんどだろうけど。

僕自身は、あくまで個人的なブログなので、ニュースサイトとかが出揃った後に、自分なりの10個をまとめるのが好きなのだが、ちょっと年末が本当に忙しくなりそうなので、フライングすることにする。

1.さよなら独身生活

最初に私事を書くのはあれだが、まあ独身生活というものを手放してしまった。もったいない。実は結婚を機に、家でネットに繋がない生活をスタートしてみた。何でもパソコンから情報を入手するのが、あまりかっこよくないと感じたのもあったし、パソコンと接している以外の時間を充実させたいという思いもあったのだが、そういう意味で発見の多い一年だったと思う。

2.RSSが市場化

便利なものに必ずしもビジネスが追随しないもので、その代表格がRSSかと思っていたが、今年は気が付けばRSSベンチャーとも言うべき会社が乱立した気がする。来年も同じようにRSSベンチャーが出てくるのかな。いや、そんな感じがしないので今年は2位にしておく。

http://www.google.co.jp/search?q=site%3Agoodsite.cocolog-nifty.com+rss

3.GoogleがYouTubeを買収

インパクトという点でこれを1位にするメディアは多いだろう。事前に流れた噂や多くのアナリストの意見など、僕自身もかなり大量に情報を摂取したが、それだけ想像を膨らませる価値のあるニュースだったということだろう。

4.携帯番号ポータビリティ(MNP)

各社とも自社のキャラを予想通りに演じたせいか、意外性などを感じることもなく、扱いも小さかったような気がする。

ちなみに通信業界の人は「番ポ」と呼んでいるようだが、よりコアな通信屋が「番ピー」と呼んでるのを聞いたときは、ちょっと鳥肌が立った。

5.mixi上場

遠い昔の話のような気がしたが、上場は9月14日なので、まだ3ヶ月前の話。上場の噂の期間が長かったからだろうか。ちょっとマスコミに手のひらを返されたような扱いになってしまったのはお気の毒。ちなみに個人的にはmixiから完全に撤退してしまった。

6.Web2.0

こちらも昔話な感じがするが、やはり今年のキーワードだろうか。適度な難しさで、消費に時間がかかったというのも生き残ったポイントだと思う。

7.MicrosoftとNovellの提携

これは昔の人が「歴史的」と評する割には本質を若い人達に伝えず、若い人たちは「またMicrosoftが」という意見しか出していなくて、なぜかさびしい気がした。

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あと3つ足りないが、まあ、いいか。

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2006.12.02

操作方法をプロジェクターで教えるということ(5tips)

projector
妙な一日があった。午前中は教える側、午後は教わる側。両方ともプロジェクターの画面で、新しい業務アプリの操作方法をレクチャーするというもの。

午前(教える方)は、講師が前で喋っていて、自分は後ろに立っていて、質問とかあったらサポートする役目だったのだが、かなりイライラした。イライラの原因は、ただボタンを押すだけのことが、どのボタンかわからなかったり、ということなのだが、教える側で改善できることもあると思ったので、ちょっとメモを残しておく。


1.大きなマウスポインタ

どのボタンを押すかわからない理由のひとつは、プロジェクターで画面を移したときにマウスポインタが見えにくいということ。というわけで、コンパネで大き目のポインタにする。

探せば、もっと視認性のいいマウスポインタもあるかもしれないけど、それはコメント欄とかで教えてください。僕はOSの標準でできるところまでやるのが好きなタイプなので。

一応、どれぐらい大きくなるかスクリーンショットをFlickrに上げておきますのでご覧下さい。


2.メモ帳をテロップ代わりに

もうひとつ頻繁につまづくのが、何ページの操作をしてるかわからないというケース。これもOS標準のメモ帳でテロップみたいにページ番号を伝えると親切かもしれない。

PowerPointとアプリの画面を併用することも多いと思うが、PowerPointって手元資料だから視認性と両立させるのは難しい。そんなわけで私はメモ帳テロップ。


3.ペイントで操作を強調

プロジェクターの画面にペンで書けたら「ここにチェック入れるのを忘れないように」という箇所を丸で囲んだりできて便利そうだし、実際、そういう機能を持っている機器もあった気がするが、そもそもユーザ向け研修で、そんなに満足いく環境を提供されたケースなんて稀だ。あっても使いこなせなかったり。

というわけで、画面をPrintScreenしてOS標準のメモ帳にペーストするということを、たまーにやってる。「ファイル名を指定して実行」で「mspaint」と打つと一発で出てくる。

研修を受ける人が全員、同じ操作をするのであれば楽だが、実際は複数の部門の人を一度にやることも多いため、「A課の人はここチェック、B課の人はここをチェック」みたいに分けて説明するときなんかは役に立つが、まあ、マニュアルの出来がよければ、そこまでしなくてもいいんだよね。


4.プリンタはダミーのドライバで

これは、あったらいいな、という感じ。

Web2.0だなんだいっても、業務に使うプログラムは紙に打ち出すことが多いため「印刷を押しても印刷されませんよ」なんて説明しても、実際に押してしまうジジババが後を絶たない。

しかも研修用にかき集めたパソコンを使っているから、そのパソコンにどんなプリンタが接続されていたかにより影響範囲が異なる。ローカル接続されているプリンタであれば「プリンタが接続されていません」と出るだけだが、ネットワークプリンタだと、知らないビルへのキューも飛んでしまうから侮れない。

そんなわけで注意しましょう。こういう用途で使えるダミーのドライバを探したんだけど、見つからなかった。

5.勝手に操作する人をどうするか

最後に未解決の永遠のテーマを。操作説明で困るのが、「俺は知ってるから、別の機能を試しちゃうぜ」と教えてるのと関係ない画面を触る輩なのだが、こればっかりはOS標準では難しい。

教育用途だと、先生が生徒の画面を覗いたり、逆に生徒の画面に強制的に先生の画面だけを映したり、みたいなものがあるようだが、そこまでするか、といった感じもあるので仕方ないのかな。

ちなみに今回の研修で教えているアプリはメッセージ・ダイアログが黄色で大きめに出るので、後ろから見ていて誰が止まっているか見やすくてよい。

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今日のBook Portofolio!

操作説明も、ちょっと違うけど「プレゼン」の一種かな、と関連ポートフォリオを紹介します。

http://uessay.atnifty.com/bport/port.php?id=4

そういえば本屋で面白いプレゼン本を見つけました。平林さんが書いてるだけあって、ブログ界隈で話題になった手法なども盛り込まれていて参考になります。

理系のための プレゼンのアイディア 理系のための プレゼンのアイディア
平林 純

by G-Tools

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