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2006.11.22

XXを無駄にしないExcelの7箇条

まるで何かの跡地のような殺伐としたところで何台もパソコンを並べ、遅い遅いプリンタと格闘していたら悟りを開いてしまった。

地球のため、俺自身のため、Excelで次の7箇条を手癖にしよう、と。

1.ヘッダに日付を入れる

ただそれだけのことで、印刷する紙の量は減る。

だいたい、Excelって全シートの1割にも満たない変更を確認するために何十ページだろうが印刷させられる運命になる。昔、ジャッキー・チェンの映画で長い詩を暗誦させられるシーンで、間違えると最初から、なんてシーンがコミカルに描かれていたが、遅いプリンタで無駄な9割が出てくるのを待つのなんてコミカルでもなんでもない。

差分をよこせ、と言わせるためにも日付重要。XXを無駄にしない!

2.ヘッダにページ数を入れる

会議で数十枚の資料を配った後にページを入れ忘れたことに気づいたときほど居心地の悪いことは無い。皆が気づいてるのに、わざわざ「次からはページを入れてください」と言ってくるおじさんも寒い。

というわけで、これは必須項目。XXを無駄にしない!

3.ヘッダにファイル名を入れる

A1セル(一番上のセル)に表のタイトル(「XX課題一覧」とか)を入れるのが一般的だが、それだと表のタイトルが「XX課題一覧」なのにファイル名を「20061122a.xls」みたいにするトリックスターにやられてしまう。

逆に自分がトリックスターをやっちゃうと、夜中とか休日に上司から「あのファイルはどこのフォルダに保存してある?」なんて電話がかかってきてしまうので、前もって主張しておくわけだ。このファイルは「課題一覧(11月22日).xls」という名前だから、探したかったら検索してね、と。

4.項番は忘れずに

「コウバン」で変換しないんだね。普通な呼び方じゃないのかな?

箇条書きにしたときに左側に1,2,3と振るやつだけど、あれを忘れたときもページ番号を忘れたときと同じぐらい、ミーティングがギクシャクする。

どれぐらいギクシャクするかというと、「次は上から16番目ぐらいの行で、あ、それじゃなく、ちょっと太くなってるとこで、あ、そこはだめです」みたいなプレイを男同士で繰り広げるわけだ。想像つくよね。

5.白黒で大丈夫なシートにする

ほかにミーティングがギクシャクとなるので「カラーだと見えるんですけど」と白黒の印刷物を配った場合。会議の貴重なツカミが塗り絵の時間になってしまう。蛍光ペンを持ち歩いていない上司が、お絵かきの時間にクレヨンを忘れた幼稚園児のように見えてせつない。

枠線を使うとか太字にするといった工夫もあるが、「重要」という列を一つ作り「●」とか入れる方が、後でオートフィルタで絞り込めるので、そっちがおすすめ。

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7箇条と書いたのに5個しか思いつかなかったが、続きはコメント欄で。

ExcelがWordの.dotみたいにテンプレートを作れればいいんだけど、あってもCtrl+Nで新しく作っちゃって効果ないだろうな。

Excelって列の幅とか調整して見苦しくないところで1枚に収めるという難所があるから、そこをクリアすると、ついつい安心して印刷ボタンを押しちゃうけど、その前に日付、ページ番号、ファイル名、項番、白黒の5つを思い出して、XXに優しいExcel使いになろう。

※文体が普段と違うのは殺伐とした環境でシゴトしてたからだと思います。

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今日のBook Portfolio!

ピタゴラスイッチのあの人の本を集めてみました。

http://uessay.atnifty.com/bport/port.php?id=47

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